viernes, 14 de agosto de 2009

NTC 3369 SOBRES COMERCIALES

CONCEPTO
Cubierta que guarda y preserva comunicaciones escritas. Es el complemento de la Carta, por esto siempre que realizamos cartas, elaboramos el sobre correspondiente. El sobre no se debe sellar con cinta adhesiva, ni con pegante líquido, estos elementos pueden deteriorar el documento.

Brinda los datos necesarios para el recibo y entrega de correspondencia de manera efectiva solo con los espacios diligenciados en el sobre. Cubierta que guarda y protege un documento, para su entrega o envío.

Esta norma es importantísima en una unidad de correspondencia; ya que a la hora de enviar por correspondencia una carta administrativa o documento en especifico de la institución, este nos sirve como una cubierta que guarda y protege el documento que guardemos dentro, todo esto para la protección de envío y de una entrega segura.

CLASIFICACIÓN

De acuerdo con su aplicación comercial:
  • Oficial: correspondencia comercial.
  • Ventanilla: para ver a quien esta dirigida la carta o correspondencia.
  • Cuadrado o español: social (agradecimiento, pésame, etc.).
  • Rectángulo o ingles: corresponsal entidades bancarias y financieras.


De acuerdo con su destino:

Local: cuando el destino es la misma ciudad de origen.

Nacional: cuando el destino es una ciudad diferente.

Internacional: cuando se encuentra fuera del país de origen y se escribe en su idioma oficial.

DISTRIBUCIÓN DEL SOBRE
El sobre se visualiza en tercios y se distribuye de la siguiente manera:

Tercio Izquierdo.

Se emplea para anotaciones tales como: confidencial, personal, contiene disquete, contiene videocinta, contiene cinta magnética, contiene muestras, entre otras, las cuales se ubican centradas en la parte inferior del tercio.

Tercio Central.

El tercio central se utiliza para ubicar los datos del destinatario.

Tercio derecho.

Este tercio es para uso del correo. En caso de anotaciones necesarias para la oficina de correos.

PARTES

Datos del remitente: Se distribuyen según el modelo seleccionado.

Datos del destinatario: Se ubican centrados en el segundo tercio sin sobrepasarlo y de acuerdo con el sobre.

· Tratamiento: titulo académico, con mayúscula inicial.

· Nombre: Se ubica en la segunda línea, en mayúscula sostenida o con mayúscula inicial; de preferencia se escriben los dos apellidos. No se utiliza negrilla.

· Cargo: se escribe con mayúscula inicial.

· Empresa: se anota en la línea siguiente al cargo, con la denominación más ampliamente conocida, es decir, razón social, sigla o acrónimo.

· Dirección o apartado: se utiliza una de las dos.

· Destino: Puede ser local, nacional o internacional.

SOBRE COMERCIAL


NTC 4176C CERTIFICADO Y CONSTANCIA

CONCEPTO DE CERTIFICADOS
Documento de carácter probatorio publico o privado que asegura la veracidad y legalidad de un hecho o un acto solemne (acontecimiento acompañado de formalidades necesarias para la validez de un acto judicial, ceremonial, juramento o norma). Ejm: Diploma conferido por una institución. Asistencia a congresos. Cursos y seminarios. Documentos de identidad.

CONCEPTO DE CONSTANCIAS
Documento de carácter probatorio en el que se describen hechos o circunstancias que no requieren solemnidad. Ejm: Tiempo de servicio. Experiencia. Salarios u honorarios. Clase de trabajo. Jornada laboral.

MÁRGENES

Superior 3 y 4 cm.
Inferior 2 y 3 cm.
izquierdo 3 y 4 cm.
Derecho 2 y 3 cm.

ESTILOS

Bloque
Bloque extremo

PARTES

Numero.
Fecha.
Cargo
Identificación.
Texto.
firmante.
Transcriptor
Paginas subsiguientes

CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS

CERTIFICADO

CONSTANCIA


NTC 3588 INFORME

CONCEPTO
Documento que describe o da a conocer el estado de cualquier actividad, estudio o proyecto de carácter administrativo.

CLASIFICACIÓN

De acuerdo con los requerimientos de la entidad se clasifican en periódicos y esporádicos.
De acuerdo con el numero de hojas en cortos y en extensos.

MÁRGENES

Superior 3 y 4 cm.
Inferior 2 y 3 cm.
Izquierdo 3 y 4 cm.
Derecho 2 y 3 cm.

INFORME EXTENSO
Tiene por objeto presentar, caracterizar y dar una idea global del informe.
Esta es: cubierta, portada, tabla de contenido y glosario.

PARTES DEL INFORME EXTENSO

Cubierta
Presenta la información básica del documento.

Presenta la Razón social

Titulo del informe (si lo hay)

Número o código de identificación: el autor puede implementar un número o código alfanumérico de identificación.

Portada
De libre diagramación en estética, tamaño letra,, escritura en mayúscula sostenida, dibujos y otros si reemplaza la cubierta , es la fuente principal de de información y constituye la primera pagina de la información.

Nombre de la dependencia, área, grupo, comité, sucursal, entre otros

Nombre de las personas que realizan el informe

Tabla de contenido
Se coloca de inmediatamente después de la portada. Contiene los títulos de: capítulos, subdivisiones principales del cuerpo del informe, material complementario y su respectivo número de página.

Se tiene en cuenta lo siguiente:El título TABLA DE CONTENIDO o CONTENIDO se escribe en mayúscula sostenida, centrado a 5 cm del borde superior.

Numerales. Se ubican contra el margen izquierdo. Igualmente, contra el mismo margen, los títulos que no llevan numeral como: introducción, bibliografía, índice, conclusiones y recomendaciones.

Titulo de cada capitulo y subdivisiones: el primer y el segundo nivel se escriben en mayúscula sostenida y el tercer nivel con mayúscula inicial

Cuerpo del informe
Esta conformado por introducción, núcleo del informe, conclusiones y recomendaciones.

inicia d 2 a 4 renglones del titulo.

Firma
El informe extenso debe ser informado por el autor de la pagina donde terminan las conclusiones donde finalizan las recomendaciones, de 4 a 6 renglones del ultimo párrafo se anota el nombre en mayúscula sostenida, el cargo, a 1 interlinea el nombre, con mayúscula inicial y sin centrar.

Rubrìca
El autor puede colocar su rubrica en cada una de las hojas del informe en la parte inferior izquierda

Anexo:
se escribe centrada, en la parte superior de la hoja, con mayúscula inicial y seguida de letras mayúscula del alfabeto, en el caso que el numero de anexos sea mayor de las 26 letras del alfabeto, se utiliza números aravicos en lugar de letras

Bibliografía:
Se escribe a 5 cm centrado al borde superior, en mayúscula sostenida. La primera línea de escritura se inicia de 2 0 4 renglones de este titulo.

Índice:
Se presenta como ultima parte del materialcomplementario.El titulo índice se escribe centrado, a 5 cm del borde superior, en mayúscula sostenida, se puede organizar de manera alfaabetica y cronológica.

INFORME








NTC 3393 CARTA COMERCIAL

CONCEPTO
Comunicación escrita que se utiliza en las relaciones entre empresas y personas naturales; igualmente, en las relaciones entre las empresas y sus empleados.

MÁRGENES

Superior 3 y 4 cm.
Inferior 2 y 3 cm.
Izquierdo 3 y 4cm.
Derecho 2 y 3 cm.
Encabezados de las paginas subsiguientes entre 2 y 3cm.

ESTILOS

Bloque
Bloque Extremo

PARTES DE LA CARTA

Numero.
Fecha.
Datos del Destinatario
Asunto.
Saludo o Vocativo.
Texto.
Paginas Subsiguientes.
Despedida.
Remitente.

CARTA COMERCIAL


NTC 3234 CIRCULARES

CONCEPTO
Comunicación interna o externa de carácter general o normativo con el mismo texto o contenido, dirigido a varios destinatarios.

CLASES

Interna: Comunicación con el mismo contenido utilizada para dar a conocer internamente actividades de la entidad, normas generales, cambios, políticas, disposiciones, ordenes, asuntos de interés común.

Externa: Comunicación con el mismo texto utilizado para dar a conocer a sus clientes, proveedores y distribuidores: productos, servicios u otras informaciones de carácter general.

MÁRGENES

Superior 3 y 4 cm.
Inferior 2 y 3 cm.
Izquierdo 3 y 4 cm.
Derecho 2 y 3 cm.

ESTILOS

Bloque

Bloque extremo

PARTES

Denominación del documento.
Numero.
Fecha.
Destinatario.
Asunto.
Texto.
Paginas Subsiguientes.
Despedida.
Remitente.
Anexos.
Transcriptor.

CIRCULARES


NTC 3235 MENSAJE TELEGRÁFICO

OBJETO
Esta norma tiene por objeto establecer y unificar los requisitos que se deben cumplir al elaborar un mensaje telegráfico.

DEFINICIONES
Para efectos de esta norma se establece las siguientes:
Destinatario: funcionario o persona a quien va dirigido el mensaje.
Espacio: distancia horizontal de escritura.
Logotipo: emblema que identifica una empresa.
Mensaje telegráfico: comunicación escrita, que permite dirigirse a un destinatario en forma rápida y abreviada y que es transmitida a través del telégrafo.
Modelo: esquema de distribución de zonas que le permite a la empresa diagramar la impresión de su papelería.
Razón social: nombre que identifica a una corporación, empresa o persona.
Remitente: nombre, apellidos y cargo del firmante.
Renglón: distancia vertical de escritura.
Zonas: espacio predeterminado para la ubicación de un conjunto de datos impresos o escritos.

CONDICIONES GENERALES
La numeración debe ser consecutiva.
Se debe colocar la fecha del día que se transmite.
Los datos del destinatario deben contener el nombre de la persona y de la empresa.
El texto debe redactarse en la forma breve y concisa del leguaje telegráfico.
Nota. Cuando se desconoce el nombre de la persona se dirige a la jefatura responsable.

REQUISITOS
MÁRGENES:
Tamaño medio oficio
Margen superior: 2,5 cm
Margen inferior: 1 cm
Margen lateral izquierdo: 2,5 cm
Margen lateral derecho: 1,5 cm
Tamaño carta
Margen superior:4 cm
Margen infeior. 1,5 cm
Margen lateral izquierdo: 2,5 cm
Margen lateral derecho: 2 cm

DISTRIBUCIÓN DE ZONAS
Para efectos de esta norma se establecen cuatro zonas (ver figura 1 y 2)
Tamaño medio oficio (ver figura 1)
Zona 1: espacio destinado para el logotipo y razon social. Sus medidas respectivas serán de 11 cm horizontales desde el borde lateral izquierdo de la hoja por 2,5 cm verticales, desde el borde superior.
Zona 2: espacio libre para uso privativo de la entidad encargada de transmitir el mensaje. Sus medidas respectivas serán de 10,5 cm horizontales por 2,5 cm verticales, desde el borde superior de la hoja.
Zona 3: espacio asignado para ciudad de origen, fecha y datos del destinatario. Bajo las zonas 1 y 2 se daberán dejar 3 cm verticales por el ancho entre márgenes laterales.
Zona 4: espacio destinado para los datos del remitente, su medida horizontal tendrá el ancho entre márgenes laterales por 1,5 cm verticales, después de los cuales quedarán 1 cm de margen con el borde inferior de la hoja.
Tamaño carta
Zona 1: espacio destinado para el logotipo y razón social, sus medidas respectivas serán de 11 cm horizontales desde el borde lateral izquierdo de la hoja por 4 cm verticales, desde el borde superior.
Zona 2: se establecerá según lo indicado en la zona 2 del tamaño medio oficio. Sus medidas respectivas serán de 10,5 cm horizontales por 4 cm verticales, desde el borde superior de la hoja.
Zona 3: espacio asignado para la ciudad de origen, fecha y datos del destinatario. bajo lasa zonas 1 y 2 se deberán dejar 4 cm verticales por el ancho entre márgenes laterales.
Zona 4: espacio destinado para los datos del remitente. su medida horizontal tendrá el anco entre márgenes laterales por 2 cm verticales. Después de los cuales quedará 1,5 cm con el borde inferior de la hoja.

PARTES DEL MENSAJE TELEGRÁFICO
Tamaño medio oficio
Ciudad de origen y fecha. A dos renglones de la zona 1 se consignarán el nombre de la ciudad de origen y la fecha de envío del mensaje.
Destinatario. A renglón y medio de la línea anterior se deberán ubicar tanto el nombre de la persona a quien va dirigido el mensaje como el de la empresa correspondiente, si es el caso.
Nota. El nombre del destinatario se escribe con un solo aprellido, en caso de homónimo se colocan los dos.
Dirección. Si la empresa destinataria tiene dirección telegráfica, ésta se deberá usar. En caso contrario se utilizará la direccion de nomenclatura. Esta línea se ubicará a renglón y medio de la anterior.
Destino. A renglón y medio de la línea anterior se ubicará el nombre de la ciudad o municipio de destino, separado por una coma (,) del departamento o división geográfica a que pertenece.
Nota. Si va dirigido al exterior se coloca al nombre del país.
Número (Referencia). Ados renglones de la zona 3, contra el margen izquierdo se ubicará el numero consecutivo del mensaje telegráfico.
Saludo y despedida. El mensaje telegráfico no requiere saludo ni despedida.
Texto. A dos renglones del número se inicia el texto. Se deberán tener en cueta los siguientes puntos:
a) El texto se escribirá a doble renglon entre líneas y en mayúscula sostenida.
b) No se deberán dividir silábicamente las palabras.
c) Se deberán eliminar palabras innecesarias como: artículos, conjunciones y preposiciones.
d) Se usarán términos enclíticos, como "solicítole", "agradecémosle".
e) Se deberá, en lo posible, utilizar palabras que no pasen de 10 caracteres.
f) Se deberán considerar como palabras, los signos de moneda, unidades de medida, símbolos y otros.
g) Los teleimpresores admiten puntuación, pesos, porcentajes y otros símbolos y las medidas con los signos correspondientes. No será necesaria la expresión en letras.
Ejemplos. , . ; : $ !¡ " " ¿?
h) Las cantidades se podrán expresar en números o en letras.
Firmante. A dos renglones de la última línea del texto, contra el margen izquierdo se deberá colocar el nombre de quien envía el mensaje. Si la persona es funcionaria, a un espacio vertical se escribirán el cargo y la razón social correspondiente.
Remitente. Por exigencia de la entidad encargada de transmitir el mensaje se requieren los siguientes datos: nombre y apellido del firmante o del responsable de enviar el mensaje; firma del mismo y dirección o teléfono. Estos datos se ubicarán en la zona 4.

MENSAJE TELEGRÁFICO

















NTC 4228 HOJA DE VIDA

CONCEPTO
La hoja de vida es un resumen escrito y ordenado de su capacitación profesional y de su experiencia laboral. De su Correcta presentación y elaboración, dependerá el éxito de su búsqueda de empleo.
El objetivo principal de la misma será presentar a su potencial empleador información sobre usted mismo, que posibilite una entrevista posterior.
COMO CREAR UNA HOJA DE VIDA
Una vez realizado el procedimiento anterior, le damos las reglas de oro a una hoja de vida exitosa:
  • De fácil lectura: Debe elaborarla de tal forma que quien la lea se sienta a gusto. No debe tener formatos complicados, entre más sencilla y concreta mayor eficiencia.
  • No debe tener correcciones, alteraciones o imprecisiones gráficas: debe ser impecable, no puede existir manchas, dobleces o signos que denoten el desorden y descuido.
  • Real: Debe reflejar lo que realmente es usted, sin exageraciones (debe ser creible).
  • Completa: Debe reflejar todo lo que es relevante frente a su experiencia y formación; por ello, es preciso que realice siempre su proceso de autoconocimiento.
  • Autentica: Debe imprimir en ella su estilo personal, para distinguirlo de los demas y atraer la atención del seleccionador.
  • Debe responder a las necesidades de la empresa: a partir de su lectura, el seleccionador debe desear entrevistarlo, y deducir que usted es el candidatopreciso para ocupar el puesto.

PASO A PASO COMO REALIZARLA

  1. Se escribe la letra en Arial, tamaño 12.
  2. Se escribe a dos interlíneas HOJA DE VIDA en mayúscula sostenida
  3. Debajo de la representación se coloca la foto
  4. Se deja entre 3 y 4 interlíneas y en mayúscula sostenida Datos personales
  5. Da 3 interlíneas Nombre
  6. Da 2 interlíneas Identificación
  7. Da 2 Interlíneas Fecha de Nacimiento
  8. Da 2 Interlíneas Estado cívil
  9. Da 2 interlíneas Domicilio
  10. Da 2 Interlíneas Teléfono
  11. Da 2 Interlíneas Celular
  12. Da 2 Interlíneas Correo Electronico
  13. Da 2 entre 2 a 3 Interlíneas y en mayúcula sostenida Estudios
  14. Da 3 interlíneas Secundarios
  15. Da 2 interlíneas Técnico
  16. Da 2 interlíneas Universitarios
  17. De 2 a 3 interlíneas y Mayúscula sostenida Estudios Complementarios
  18. Da 3 interlíneas en Mayúscula sostenida Experiencia
  19. Da 3 interlíneas y escibre las empresas, cargo, fecha de inicio y de terminación y funciones que desempeñaba.
  20. Da 3 interlíneas y en mayúcula sostenida escribe Referencias Laborales.
  21. Da 3 interlíneas y escribe nombre de Empresa, jefe, cargo, Dirección, Teléfono,Ciudad.
  22. De 2 a 3 recomendaciones
  23. Da 3 interlíneas y mayúscula sostenida Referencias Personales
  24. Da 3 interlíneas nombre, profesión, Dirección, Ciudad, Teléfono.
  25. Por último deja de 5 a 6 interlíneas coloca nombre y firma.
  26. Da 2 interlíneas y escribe la ciudad y fecha de presentación.

HOJA DE VIDA