Cubierta que guarda y preserva comunicaciones escritas. Es el complemento de la Carta, por esto siempre que realizamos cartas, elaboramos el sobre correspondiente. El sobre no se debe sellar con cinta adhesiva, ni con pegante líquido, estos elementos pueden deteriorar el documento.
Brinda los datos necesarios para el recibo y entrega de correspondencia de manera efectiva solo con los espacios diligenciados en el sobre. Cubierta que guarda y protege un documento, para su entrega o envío.
Esta norma es importantísima en una unidad de correspondencia; ya que a la hora de enviar por correspondencia una carta administrativa o documento en especifico de la institución, este nos sirve como una cubierta que guarda y protege el documento que guardemos dentro, todo esto para la protección de envío y de una entrega segura.
CLASIFICACIÓN
De acuerdo con su aplicación comercial:
- Oficial: correspondencia comercial.
- Ventanilla: para ver a quien esta dirigida la carta o correspondencia.
- Cuadrado o español: social (agradecimiento, pésame, etc.).
- Rectángulo o ingles: corresponsal entidades bancarias y financieras.
De acuerdo con su destino:
Local: cuando el destino es la misma ciudad de origen.
Nacional: cuando el destino es una ciudad diferente.
Internacional: cuando se encuentra fuera del país de origen y se escribe en su idioma oficial.
DISTRIBUCIÓN DEL SOBRE
El sobre se visualiza en tercios y se distribuye de la siguiente manera:
Tercio Izquierdo.
Se emplea para anotaciones tales como: confidencial, personal, contiene disquete, contiene videocinta, contiene cinta magnética, contiene muestras, entre otras, las cuales se ubican centradas en la parte inferior del tercio.
Tercio Central.
El tercio central se utiliza para ubicar los datos del destinatario.
Tercio derecho.
Este tercio es para uso del correo. En caso de anotaciones necesarias para la oficina de correos.
PARTES
Datos del remitente: Se distribuyen según el modelo seleccionado.
Datos del destinatario: Se ubican centrados en el segundo tercio sin sobrepasarlo y de acuerdo con el sobre.
· Tratamiento: titulo académico, con mayúscula inicial.
· Nombre: Se ubica en la segunda línea, en mayúscula sostenida o con mayúscula inicial; de preferencia se escriben los dos apellidos. No se utiliza negrilla.
· Cargo: se escribe con mayúscula inicial.
· Empresa: se anota en la línea siguiente al cargo, con la denominación más ampliamente conocida, es decir, razón social, sigla o acrónimo.
· Dirección o apartado: se utiliza una de las dos.
· Destino: Puede ser local, nacional o internacional.
